ネット印刷通販 入稿データの作り方【Office系データ入稿時の注意点など】


今回はOffice系のソフト(ワード、エクセル、パワーポイントなど)でデータを作りPDF入稿する際の注意点をいくつか紹介したいと思います。

最近はOffice系のソフトで入稿できるネット印刷通販も増えています。

僕のおススメはOffice系のソフトでそのまま入稿するのではなく、PDFに変換してから入稿する方法です。(多くのネット印刷会社でPDF入稿に対応しています)

なぜPDF入稿がおススメかというと、Office系データをそのまま入稿した場合に比べ不具合が少ないからです。

Office系データ作成の注意事項

そもそもワード含めOffice系のソフトは印刷用に開発されたソフトではないので、印刷時にさまざまな不具合が出てしまう場合が多々あります。

皆さんも一度は経験していると思いますが、きれいにレイアウトも整えていざプリンターで印刷してみると、表がずれていたり、改行の位置がおかしかったり、あるはずの画像が抜けてたりってことありませんか?

モニター上では正しく表示されていてもプリントアウトしてみるとおかしなことになている。同じことがネット印刷でも起こる可能性があります。

それではOffice系ソフトでデータを作成する際の基本的な注意事項とPDFに変換する方法を書いておきます。

Office系データ作成の手順

ソフトウェアを最新に保つ

更新プログラムを有効にしてOfficeを最新の状態にしておきましょう。

アップデートの方法は下記Microsoftのサイトに詳しく書かれています。

↓ ↓ ↓

https://www.microsoft.com/ja-jp/safety/protect/musteps.aspx

データのサイズ(紙面の大きさ)の設定

注文する印刷物と同じサイズでデータを作成しましょう。作成途中にサイズを変更するとレイアウトが崩れてしまう場合があるので、必ずデータ作成前にサイズの設定を行っておきましょう。

また、紙面の端までデザインがある場合、塗り足しが必要な場合があります。その際は実際のサイズより上下左右それぞれプラス3mm大きくサイズを設定しましょう。

例)A4(210mm×297mm)仕上がりの印刷物を注文する場合、データのサイズを(216mm×303mm)で設定する。

サイズの設定方法です。

・Word2010、Excel2010の場合

「ページレイアウト」→「サイズ」と進み目的の大きさを選択。変形サイズの場合は「その他の用紙サイズ」を選択し「幅」と「高さ」に数値を入力。

・PowerPoint2010の場合

「デザイン」→「ページ設定」と進み「幅」と「高さ」の項目に直接数値を入力しましょう。

【重要】「スライドのサイズ指定」という項目でA4やB5などのサイズを選べますが実際のサイズになっていない場合があるので、必ず「幅」と「高さ」の項目に直接数値を入力しましょう。

セルの幅

Excelでデータを作成する場合、モニター上ではセルに文字がおさまっているように見えても、印刷やPDFに変換したときに文字が切れてしまうことがあります。

これを防ぐために「列幅の自動調整」を行いましょう。

操作方法は、列の見出しの境界線をダブルクリックするだけでOKです。画面上では少し余白が増えたように見えますが、これで文字が切れることを防げます。

PDFファイルへの変換

「ファイル」⇒「名前を付けて保存」を選び「フォーマット」でPDFを選択。保存名と保存先を選んで保存します。

【重要】保存したデータをPDF入稿する場合は必ず一度ファイルを開いて、レイアウトや書体が崩れていないか確認してください。

以上がOffice系ソフトでデータを作成する場合の基本的な注意事項です。

入稿データの作成方法に関してはネット印刷各社で特別な決まりごとがある場合もあるので入稿前に各社サイトで確認しておきましょう。


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